一個(gè)公司在招聘員工的時(shí)候都附加了一些條件，比如學(xué)歷，閱歷。是否有社會實(shí)踐過，身高，視力等等。并且需要通過公司面試，獲得面試工作人員的認(rèn)可才能正式入職。那么文員入職的必備條件都有哪些?
(資料圖片僅供參考)
一、文員入職的必備條件
1、身心健康;
2、符合崗位職責(zé)要求;
3、工作態(tài)度端正，熱情，積極向上;
4、服從單位安排;
5、能承受基本的工作壓力;
6、能與同事和睦相處，給自己營造一個(gè)和諧的工作環(huán)境。
二、新員工入職基本流程和手續(xù)
入職準(zhǔn)備：
1、人力中心向合格者發(fā)送《錄用通知書》;
2、確認(rèn)新員工報(bào)到日期,通知新員工在報(bào)到之前來公司明確報(bào)到需注意事項(xiàng)：所需資料、體檢以及其他須知;
3、通知人事助理新員工報(bào)到日期，人事助理準(zhǔn)備好新員工入職手續(xù)辦理所需表單并負(fù)責(zé)依據(jù)《新員工入職通知單》內(nèi)容落實(shí)各項(xiàng)工作：
--用人部門負(fù)責(zé)安排辦公位，申領(lǐng)電腦、電話;
--行政辦負(fù)責(zé)發(fā)放辦公用品;
--信息組負(fù)責(zé)開通郵箱、帳號、調(diào)試電腦設(shè)備等。
入職報(bào)道：
1、人力中心向新員工發(fā)放《新員工報(bào)到工作單》，并按要求辦理入職手續(xù)：
-員工填寫《應(yīng)聘登記表》，并交驗(yàn)各種證件：
一寸免冠照片3張;
身份證原件或戶口復(fù)印件;
學(xué)歷、學(xué)位證書原件(學(xué)生提供學(xué)生證原件);
資歷或資格證件原件;
與原單位解除或終止勞動合同的證明;
體檢合格證明;
--與員工簽訂勞動合同、保密協(xié)議、職位說明書;
--建立員工檔案、考勤卡;
--介紹公司情況，引領(lǐng)新員工參觀公司、介紹同事;
--將新員工移交給用人部門;
--OA網(wǎng)上發(fā)布加盟信息更新員工通訊錄。
2、用人部門負(fù)責(zé)的工作
--負(fù)責(zé)安置座位，介紹并幫助熟悉工作環(huán)境;
--制定專人作為新員工輔導(dǎo)員，介紹崗位職責(zé)和工作流程[1] 。
入職手續(xù)：
1、填寫《員工履歷表》。
2、發(fā)放向新員工介紹公司情況及管理制度的《制度匯編》，使其具備基本公司工作知識，要求其通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)了解進(jìn)一步情況。
3、按照《新員工入職手續(xù)清單》逐項(xiàng)辦理入職手續(xù)。
4、確認(rèn)該員工調(diào)入人事檔案的時(shí)間。
5、向新員工介紹管理層。
6、帶新員工到部門，介紹給部門總經(jīng)理。
7、將新員工的情況通過E-mail和公司內(nèi)部刊物向全公司公告。
8、更新員工通訊錄。
9、簽訂《勞動合同》。
入職培訓(xùn)：
1、組織新員工培訓(xùn)。
2、相應(yīng)職能專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)
3、不定期舉行由公司管理層進(jìn)行的企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)文化、各部門職能與關(guān)系等方面的培訓(xùn)。
入職轉(zhuǎn)正：
1、轉(zhuǎn)正是對員工的一次工作評估的機(jī)會，也是公司優(yōu)化人員的一個(gè)重要組成部分。
2、轉(zhuǎn)正對員工來說是一種肯定與認(rèn)可，轉(zhuǎn)正考核流程的良好實(shí)施，可以為員工提供一次重新認(rèn)識自己及工作的機(jī)會，幫助員工自我提高。
3、一般員工的轉(zhuǎn)正由用人部門和人事部進(jìn)行審批并辦理有關(guān)手續(xù)。
4、新員工工作滿實(shí)習(xí)期時(shí)，由人事部安排進(jìn)行轉(zhuǎn)正評估。員工對自己在試用期內(nèi)的工作進(jìn)行自評，由直接經(jīng)理對其進(jìn)行評估。直接經(jīng)理的評估結(jié)果將對該員工的轉(zhuǎn)正起到?jīng)Q定性的作用。
入職結(jié)束：
新員工根據(jù)《新員工報(bào)到工作單》要求，待各項(xiàng)工作落實(shí)后，于試用期結(jié)束時(shí)，將此表簽字后，歸檔人力中心。
《勞動合同法》第八條規(guī)定：“用人單位招用勞動者時(shí)，應(yīng)當(dāng)如實(shí)告知?jiǎng)趧诱吖ぷ鲀?nèi)容、工作條件、工作地點(diǎn)、職業(yè)危害、安全生產(chǎn)狀況、勞動報(bào)酬，以及勞動者要求了解的其他情況;用人單位有權(quán)了解勞動者與勞動合同直接相關(guān)的基本情況，勞動者應(yīng)當(dāng)如實(shí)說明。”
入職審查的責(zé)任和舉證的技巧
(一)用人單位對勞動者告知的義務(wù)和入職審查的權(quán)利
從《勞動合同法》的以上規(guī)定可以看出，作為一家用人單位，在與勞動者簽訂勞動合同時(shí)，從以下兩個(gè)方面擁有義務(wù)和權(quán)利：
1、對本單位與勞動合同直接相關(guān)的基本情況具有告知義務(wù)。
用人單位在與勞動者簽訂勞動合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)依法告知?jiǎng)趧诱呦嚓P(guān)內(nèi)容，如勞動者的工作內(nèi)容、工作條件、工作地點(diǎn)、職業(yè)危害、安全生產(chǎn)狀況、勞動報(bào)酬，以及勞動者要求了解的其他情況等。即使勞動者不提出要求也得主動告知。同時(shí)，還應(yīng)積極采取書面方式保存告知行為的證據(jù)。
2、對勞動者與勞動合同直接相關(guān)的基本情況具有知情和審查的權(quán)利。
用人單位對勞動者也有知情權(quán)，即有權(quán)了解勞動者與勞動合同直接相關(guān)的基本情況，如勞動者的年齡、性別、學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)、工作經(jīng)歷、健康狀況等。以上情況，需要?jiǎng)趧诱咛峁┯嘘P(guān)的書面證明材料，用人單位同樣應(yīng)該好好保留、掌握和管理。
從以上例舉我們應(yīng)該注意到，這中間用人單位的告知內(nèi)容是比較廣泛的，基本上涵蓋了勞動關(guān)系的全部內(nèi)容，而勞動者的告知義務(wù)相對少很多，只限于與勞動合同直接相關(guān)的基本情況，實(shí)踐中不外乎就是年齡、家庭住址、教育背景、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、是否與前單位解除合同等，而對于與勞動合同沒有直接關(guān)系的情況，勞動者可以不回答。
(二)用人單位在告知義務(wù)和入職審查問題上的法律風(fēng)險(xiǎn)
用人單位未履行入職告知義務(wù)和不注重入職審查都將給單位自身帶來很大的風(fēng)險(xiǎn)。
1、用人單位未履行告知義務(wù)的法律風(fēng)險(xiǎn)。
用人單位對應(yīng)聘人員主動告知是法定的義務(wù)。不履行這一法定義務(wù)，將影響到勞動合同的效力。根據(jù)《勞動合同法》第二十六條的規(guī)定，隱瞞真實(shí)情況，誘使對方作出錯(cuò)誤的判斷而簽訂勞動合同，可以認(rèn)定為欺詐，因欺詐手段使對方在違背真實(shí)意思的情況下而訂立的勞動合同可認(rèn)定為無效勞動合同。對勞動者知情權(quán)的輕視，還可能給用人單位帶來很大的法律風(fēng)險(xiǎn)，甚至需要承擔(dān)嚴(yán)重的法律責(zé)任。例如不向勞動者告知職業(yè)危害，《職業(yè)病防治法》規(guī)定要對用人單位處以2至5萬元的罰款。
2、用人單位未嚴(yán)格進(jìn)行入職審查的法律風(fēng)險(xiǎn)。
用人單位招聘過程的簡單化、形式化，不注重入職審查，輕視入職審查，將對用人單位用工帶來很大風(fēng)險(xiǎn)。用人單位如果在招聘時(shí)，對應(yīng)聘人員的身份、學(xué)歷、職業(yè)資格、工作經(jīng)歷等如果核查不嚴(yán)格，而應(yīng)聘人員有弄虛作假的情形的，會導(dǎo)致其無法勝任工作、耗費(fèi)工資福利待遇、浪費(fèi)招聘工作管理成本、勞動合同無效等嚴(yán)重后果。最直接的法律風(fēng)險(xiǎn)有以下兩個(gè)方面：一是不進(jìn)行入職審查，勞動者以欺詐手段入職的，可導(dǎo)致勞動合同無效。《勞動合同法》第二十六條規(guī)定，以欺詐手段使對方在違背真實(shí)意思的情況下訂立的勞動合同無效或者部分無效。二是招用與其他用人單位尚未解除或者終止勞動合同的勞動者，給其他用人單位造成損失的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)連帶賠償責(zé)任?！秳趧雍贤ā返诰攀粭l規(guī)定，用人單位招用與其他用人單位尚未解除或者終止勞動合同的勞動者，給其他用人單位造成損失的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)連帶賠償責(zé)任。
從以上闡述我們可以看出，勞動者如果投訴用人單位未履行入職告知義務(wù)，或者由于用人單位入職審查不嚴(yán)以欺詐為由解除勞動者的勞動合同，都負(fù)有舉證的責(zé)任。
(三)用人單位告知義務(wù)和入職審查的舉證技巧和方法：
1、用人單位履行告知義務(wù)舉證的技巧和方法：
操作實(shí)務(wù)中，從舉證角度考慮，用人單位應(yīng)當(dāng)以書面形式告知?jiǎng)趧诱撸⒈Ａ粝嚓P(guān)證據(jù)，可以從以下三方面采取告知措施：
(1)在員工入職登記表中聲明。在員工入職登記表中設(shè)計(jì)有關(guān)欄目，要求勞動者在單位告知情況后聲明：單位已經(jīng)告知本人工作內(nèi)容、工作條件、工作地點(diǎn)、職業(yè)危害、安全生產(chǎn)狀況、勞動報(bào)酬，其他情況，簽名確認(rèn)。
(2)在勞動合同中設(shè)計(jì)告知條款。這是比較省事的辦法，比如在勞動合同關(guān)于甲乙雙方基本情況中，可以寫明一條：“甲方應(yīng)將有關(guān)乙方工作內(nèi)容、工作條件、工作地點(diǎn)、職業(yè)危害、安全生產(chǎn)狀況、勞動報(bào)酬，以及乙方要求了解的其他情況，向乙方提供招聘簡章或向乙方口頭告知。乙方在本合同書上簽字或蓋章，視同已接受甲方告知的上述情況?！焙贤瑮l款寫明用人單位已告知，可以防止因知情權(quán)而帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)。
(3)要求勞動者提供書面聲明。即在書面告知或口頭告知后，請勞動者簽字認(rèn)可，并保留作為證據(jù)。
2、用人單位入職審查舉證的技巧和方法：
勞動者的欺詐手段，基本上是提供虛假資料，如假文憑、假證件、假經(jīng)歷等;因此，用人單位應(yīng)當(dāng)建立行之有效的入職審查制度，并且適當(dāng)運(yùn)用知情權(quán)的法律規(guī)定。
(1)設(shè)置《員工入職登記表》作為證據(jù)。表格中列明勞動者與簽訂勞動合同有關(guān)的各個(gè)項(xiàng)目，要求應(yīng)聘人員如實(shí)填寫，不得欺騙。用人單位應(yīng)將《員工入職登記表》作為勞動合同的附件，妥為管理和保存，一旦發(fā)現(xiàn)員工方面有欺詐行為，就可以作為證據(jù)作出處理，該員工不符的，就是最直接有效的證據(jù)。
(2)要求勞動者提供相關(guān)個(gè)人資料留作證據(jù)。比如身份、學(xué)歷、資格、工作經(jīng)歷等信息是否真實(shí);是否潛在疾病、殘疾、職業(yè)病等;應(yīng)聘人員是否年滿16周歲或是否退休享受養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇的人員;是否與其它單位簽訂有未到期的勞動合同;是否與其它單位存在競業(yè)限制協(xié)議;如果招用外國人，是否辦理外國人就業(yè)手續(xù)。特別在招用有從業(yè)經(jīng)歷的勞動者時(shí)，應(yīng)該要求其提供與前單位的解除或終止勞動合同證明，并保留原件。如尚未解除勞動合同的，要求其原單位出具同意該員工入職的書面證明。同時(shí)，還應(yīng)該要求有從業(yè)經(jīng)歷的勞動者承諾未承擔(dān)競業(yè)限制義務(wù)，并向原單位進(jìn)行核實(shí)，以免發(fā)生不可預(yù)測的訴訟風(fēng)險(xiǎn)。
(3)在勞動合同中設(shè)計(jì)條款以備作為證據(jù)。為了規(guī)避出現(xiàn)入職審查不嚴(yán)帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)，可以在勞動合同中訂明：“乙方應(yīng)當(dāng)按照甲方要求提供可驗(yàn)證的居民身份證或其他有效身份證、學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書的復(fù)印件，以及最后服務(wù)單位的離職證明、婚姻生育證明、甲方指定醫(yī)院的體檢證明等相關(guān)資料，并將有關(guān)與本勞動合同直接相關(guān)的基本情況，按甲方提供的《員工招收登記表》，由本人如實(shí)填明并作為勞動合同的附件?！边@就將提供合法身份證件和其他證件的責(zé)任，加在應(yīng)聘人員身上，一旦事后出現(xiàn)問題，還可以采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，不但可以減少損失，還可以動用法律武器制裁欺詐者。
(4)建立職工名冊并保留作為證據(jù)?！秳趧雍贤ā返谄邨l規(guī)定：“用人單位自用工之日起即與勞動者建立勞動關(guān)系。用人單位應(yīng)當(dāng)建立職工名冊備查。”由此可見，建立職工名冊是用人單位的法定義務(wù)。要求用人單位建立職工名冊備查的目的，是為了解決勞動者在發(fā)生勞動糾紛時(shí)舉證困難，難以證明雙方勞動關(guān)系的存續(xù)情況，有這個(gè)規(guī)定，由于職工名冊是由用人單位掌握和管理的，用人單位就負(fù)有舉證義務(wù)了。
《勞動合同法實(shí)施條例》第八條對“職工名冊”應(yīng)當(dāng)包括的內(nèi)容做了具體規(guī)定：“勞動合同法第七條規(guī)定的職工名冊，應(yīng)當(dāng)包括勞動者姓名、性別、公民身份號碼、戶籍地址及現(xiàn)住址、聯(lián)系方式、用工形式、用工起始時(shí)間、勞動合同期限等內(nèi)容?！笨磥?，按照《實(shí)施條例》第八條規(guī)定建立職工名冊決不是一件小事，沒有職工名冊的，有職工名冊卻沒有規(guī)定的項(xiàng)目和內(nèi)容，是要承擔(dān)不利法律后果的，甚至要受到行政處罰?！秳趧雍贤▽?shí)施條例》第三十三條規(guī)定：“用人單位違反勞動合同法有關(guān)建立職工名冊規(guī)定的，由勞動行政部門責(zé)令限期改正;逾期不改正的，由勞動行政部門處2000元以上2萬元以下的罰款?！?/p>
職工名冊的證據(jù)力實(shí)際上對用人單位和勞動者雙方都具有重要作用。對那些不辭而別的職工，職工名冊就是用人單位向他追索賠償?shù)闹匾C據(jù);而從職工方面來說，職工名冊是用人單位和他存在勞動關(guān)系的最好證明。當(dāng)然，對勞動行政部門執(zhí)法檢查者來說，職工名冊是首先必須檢查的資料。
通過對上述內(nèi)容的閱讀我們知道員工入職是需要具備一定的條件的，最起碼應(yīng)該身體健康，并且具有承擔(dān)該項(xiàng)工作的能力。員工在入職時(shí)，應(yīng)該簽訂相應(yīng)的勞動合同，時(shí)刻的保護(hù)自己的合法權(quán)益，并且要攜帶入職需要的一些材料，如員工個(gè)人身份證，學(xué)歷證明等。
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